Planilhas, troca de e-mails, conferências manuais e informações espalhadas em diferentes sistemas ainda fazem parte da rotina de muitos departamentos de Recursos Humanos.

O problema é que, conforme a empresa cresce, essas atividades começam a consumir cada vez mais tempo da equipe e aumentam o risco de erros, retrabalho e informações inconsistentes.

Por isso, revisar os processos de RH e identificar tarefas que podem ser automatizadas é um passo importante para tornar a operação mais eficiente.

Para empresas que utilizam o TOTVS RH Linha RM, muitas dessas atividades podem ser centralizadas e automatizadas dentro do próprio ambiente.

Neste artigo, vamos conhecer cinco processos que merecem atenção.

Por que automatizar os processos de RH?

O RH deixou há muito tempo de ser uma área responsável apenas por atividades administrativas.

Além de folha de pagamento, férias, admissões e controle de jornada, as equipes precisam lidar com desenvolvimento de pessoas, indicadores, planejamento e apoio às decisões estratégicas da empresa.

Quando boa parte do tempo ainda é consumida por tarefas operacionais, sobra menos espaço para essas atividades.

A automação dos processos de RH permite reduzir etapas repetitivas, padronizar informações e melhorar o fluxo entre colaboradores, gestores e o próprio departamento.

Entre os principais benefícios estão:

• redução de atividades manuais;
• menor risco de erros de digitação e lançamento;
• informações mais centralizadas;
• maior agilidade nas aprovações;
• melhor rastreabilidade dos processos;
• ganho de produtividade da equipe;
• maior confiabilidade das informações utilizadas pelo RH.

O primeiro passo é identificar quais processos ainda possuem muitas etapas manuais.

1. Gestão e aprovação de férias

Imagine o processo tradicional de férias.

O colaborador solicita determinado período ao gestor. O gestor verifica a disponibilidade da equipe. Depois, o RH precisa conferir saldo, período aquisitivo, conflitos de datas e outras informações antes de concluir a solicitação.

Quando esse fluxo depende principalmente de e-mails ou planilhas, o acompanhamento pode se tornar complicado.

Solicitações podem ficar paradas, informações precisam ser conferidas em diferentes lugares e o RH acaba atuando como intermediário durante praticamente todo o processo.

Com um processo estruturado no TOTVS RM, é possível tornar a gestão de férias mais organizada, utilizando as informações existentes no sistema como parte do fluxo.

Isso reduz a necessidade de controles paralelos e facilita o acompanhamento das solicitações.

Sinais de que esse processo precisa ser revisto

Se a sua empresa ainda utiliza planilhas para acompanhar pedidos de férias ou depende de diversas trocas de e-mail entre colaborador, gestor e RH, existe uma oportunidade clara de melhoria.

2. Controle de ponto e tratamento de ocorrências

Outro processo que pode consumir muitas horas do RH é o controle de jornada.

Marcações inconsistentes, esquecimentos, atrasos, horas extras e outras ocorrências precisam ser analisadas antes do fechamento.

Quando essa conferência acontece de maneira excessivamente manual, a equipe pode dedicar vários dias apenas à validação das informações.

Além do tempo necessário, existe outro problema: quanto maior o volume de colaboradores, maior o número de situações que precisam ser verificadas.

O TOTVS RH Linha RM conta com recursos voltados à automação de ponto e ao tratamento das informações relacionadas à jornada.

Com processos bem configurados, o RH consegue reduzir controles externos e concentrar sua atenção principalmente nas situações que realmente exigem análise.

O objetivo não é eliminar a conferência

Automatizar não significa deixar de validar as informações.

A diferença é fazer com que o sistema execute as tarefas repetitivas e permita que a equipe concentre seu trabalho nas exceções.

3. Folha de pagamento

A folha é um dos processos mais críticos do RH.

Salários, benefícios, férias, afastamentos, adicionais, descontos, encargos e diversas outras informações precisam estar corretas antes do fechamento.

Por isso, qualquer processo manual desnecessário representa um risco.

É comum encontrar empresas que utilizam o ERP, mas continuam mantendo planilhas paralelas para controlar determinadas informações utilizadas na folha.

Esse cenário pode gerar duplicidade de trabalho.

A informação é registrada em uma planilha, posteriormente lançada no sistema e, em alguns casos, conferida novamente em outro documento.

O resultado é mais trabalho e mais oportunidades de erro.

O TOTVS RM Folha de Pagamento permite centralizar uma série de rotinas relacionadas ao cálculo e processamento da folha.

Quando corretamente parametrizado, o ambiente pode diminuir consideravelmente a dependência de controles paralelos.

Atenção às planilhas paralelas

Planilhas nem sempre são um problema.

Elas se tornam um sinal de alerta quando passam a funcionar como uma segunda base de dados para informações que poderiam estar armazenadas e processadas dentro do ERP.

Se isso acontece com frequência, vale revisar o processo.

4. Obrigações relacionadas ao eSocial

As obrigações trabalhistas exigem consistência entre cadastros, eventos e informações enviadas aos ambientes governamentais.

E é justamente nesse ponto que processos fragmentados podem gerar dificuldades.

Uma alteração realizada em um sistema e não atualizada em outro, por exemplo, pode resultar em divergências que só serão identificadas posteriormente.

Por isso, a qualidade do envio ao eSocial começa muito antes da transmissão das informações.

Ela depende da qualidade dos processos internos e dos dados registrados no sistema.

Utilizar corretamente os recursos disponíveis no TOTVS RM ajuda a organizar esses fluxos e reduzir intervenções manuais durante a preparação das informações.

Em vez de tratar inconsistências apenas no momento do envio, o ideal é trabalhar para que os dados estejam corretos desde a origem.

5. Atualização e movimentação de dados dos colaboradores

Mudança de cargo, alteração salarial, transferência de departamento, atualização cadastral e outras movimentações fazem parte da rotina de qualquer RH.

O problema surge quando cada uma dessas mudanças depende de diferentes formulários, e-mails ou planilhas.

Além de tornar o processo lento, esse modelo dificulta identificar:

• quem solicitou a alteração;
• quem aprovou;
• quando a mudança aconteceu;
• qual era a informação anterior;
• quais sistemas precisam receber a atualização.

Quanto mais sistemas independentes participam do processo, maior a possibilidade de existirem informações diferentes sobre o mesmo colaborador.

A centralização dos dados no TOTVS RH ajuda a criar processos mais consistentes e melhora a confiabilidade das informações utilizadas pela empresa.

Como identificar processos de RH que podem ser automatizados?

Nem sempre é necessário começar por um grande projeto de transformação.

Um bom caminho é realizar um mapeamento dos processos de RH atuais.

Escolha uma rotina e acompanhe todas as etapas desde o início até sua conclusão.

Algumas perguntas ajudam nessa análise:

Quantas vezes a mesma informação é digitada?

Se um dado é cadastrado em uma planilha e posteriormente lançado no ERP, existe uma atividade duplicada.

Quantas planilhas fazem parte do processo?

Quanto maior a quantidade de controles paralelos, maior a possibilidade de inconsistências.

Quantos e-mails são necessários para concluir uma atividade?

Um grande número de mensagens pode indicar que falta um fluxo estruturado de aprovação.

Existem tarefas repetitivas realizadas todos os meses?

Atividades recorrentes são fortes candidatas à automação.

O TOTVS RM já possui recursos que não estão sendo utilizados?

Esse é um ponto especialmente importante.

Em muitos casos, a empresa não precisa necessariamente adquirir uma nova tecnologia.

O recurso necessário pode já estar disponível no ambiente atual, mas não estar corretamente configurado ou integrado ao processo.

Antes de buscar novas ferramentas, avalie como o TOTVS RM está sendo utilizado

É relativamente comum uma empresa utilizar o TOTVS RM durante anos e manter processos criados quando o sistema foi implantado.

Enquanto isso, a organização cresce, as necessidades mudam e o próprio software evolui.

O resultado pode ser um ambiente em que o ERP continua sendo utilizado, mas parte relevante da operação ocorre fora dele.

Surgem planilhas, controles paralelos e atividades manuais que passam a ser consideradas parte normal da rotina.

Por isso, antes de buscar uma nova ferramenta para resolver cada problema do RH, vale analisar uma questão:

Estamos utilizando todo o potencial do TOTVS RM que já temos?

Uma revisão de processos, parametrizações e integrações pode revelar oportunidades importantes de melhoria.

Menos tarefas operacionais, mais tempo para o RH estratégico

Automatizar processos de RH não significa simplesmente substituir pessoas por tecnologia.

O objetivo é eliminar tarefas que consomem tempo sem necessariamente gerar valor.

Quando o RH deixa de gastar horas consolidando planilhas, conferindo informações duplicadas ou acompanhando aprovações por e-mail, a equipe pode dedicar mais atenção ao que realmente precisa de análise humana.

Indicadores, desenvolvimento de pessoas, planejamento, retenção de talentos e apoio aos gestores passam a ocupar um espaço maior na rotina.

E esse é um dos principais ganhos de uma operação de RH mais madura.

Seu TOTVS RM ainda depende de muitos processos manuais?

Se sua empresa utiliza o TOTVS RM, mas ainda mantém diversas planilhas, controles paralelos ou tarefas repetitivas no RH, pode existir uma oportunidade importante de otimização.

A Adere pode ajudar sua empresa a analisar os processos atuais, identificar gargalos e avaliar como os recursos do TOTVS RM podem ser melhor aproveitados.

Com uma revisão adequada do ambiente, é possível simplificar processos, reduzir retrabalho e extrair mais valor da solução que sua empresa já utiliza.

Fale com a equipe da Adere e descubra oportunidades de melhoria nos seus processos de RH com o TOTVS RM.