Adequações no TOTVS RM: Folha de Pagamento

Panorama legal, obrigações, prazos e o apoio da Adere Gestão de Negócios

Contexto: o que está mudando no eSocial e por que

O ano de 2026 marca duas transformações relevantes para os departamentos de Folha de Pagamento e Recursos Humanos no Brasil, ambas com impacto direto sobre a parametrização do TOTVS RM. A primeira é a extinção da DIRF e a consolidação das informações no eSocial (leiaute S-1.3), com novas naturezas de rubricas de férias no eSocial. A segunda são as novas regras do Programa Crédito do Trabalhador, que passam a exigir integração obrigatória entre o Portal Emprega Brasil, o eSocial e o FGTS Digital, inclusive via API/Middleware.

Os dois temas convergem para um mesmo objetivo do governo: eliminar redundâncias entre obrigações acessórias e aumentar a precisão do cruzamento eletrônico de dados entre Receita Federal, Previdência Social e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Base legal e documentação oficial

As mudanças estão amparadas nas seguintes normas e publicações oficiais:

• Manual de Orientação do eSocial (MOS), versão S-1.3, consolidado até a Nota Orientativa 07/2026 e aprovado pela Portaria Conjunta RFB/MPS/MTE nº 13, de 25/06/2024 (DOU de 28/06/2024). Disponível em gov.br/esocial.
• Nota Técnica S-1.3 nº 04/2025, revisada em 26/08/2025: criou as naturezas de rubrica 1015 (Adiantamento de Férias), 1799 e 1811, e alterou a descrição das naturezas 1016 e 1017. A obrigatoriedade foi adiada para 1º de janeiro de 2026, embora as atualizações técnicas já estivessem disponíveis em produção desde 29/08/2025.
• Nota Técnica S-1.3 nº 06/2026, revisada em 09/04/2026: trouxe ajustes no leiaute que afetam eventos de folha de pagamento, vínculos, desligamentos e processos trabalhistas.
• Lei nº 15.179/2025, que reformulou as regras do crédito consignado para trabalhadores do setor privado, complementando a Lei nº 10.820/2003, base normativa do Programa Crédito do Trabalhador.
• Portaria do MTE em vigor desde 23/06/2026, com novas regras de garantia: até 35% das verbas rescisórias, até 10% do saldo de FGTS e até 100% da multa rescisória de FGTS podem ser usados como garantia em operações de crédito consignado.
• Manual de Orientação do Empregador – Crédito do Trabalhador, versão 2.1, publicado pelo MTE em 26/06/2026.

O que muda tecnicamente: rubricas de férias no eSocial

Até 31/12/2025, o eSocial tratava o adiantamento de férias e o pagamento de férias gozadas sob as mesmas naturezas de rubrica (1016 e 1017), o que gerava ambiguidade na tributação. A partir de 01/01/2026, o cenário passa a ser o seguinte:

Rubrica	Natureza até 2025	Natureza a partir de 2026
1015 – Adiantamento de férias	Não existia	Valor do adiantamento da remuneração de férias, inclusive o terço constitucional
1016 – Férias	Incluía o adiantamento	Passa a se referir apenas à remuneração devida na época da concessão das férias
1017 – Terço constitucional de férias	Incluía o adiantamento	Passa a se referir apenas ao terço constitucional devido na concessão das férias

Na prática, o cliente precisa criar novos eventos e verbas no cadastro do TOTVS RM (grupo “Antecipação de Férias” e “Envelope de Pagamento”, aba eSocial), substituindo o antigo De-Para que era feito em Configurações | Parametrizador | eSocial, nas telas 6/7 e 7/7, hoje descontinuadas. É preciso também revisar os eventos já existentes na base, conferindo Natureza de Rubrica, CodIncCP, CodIncIRRF e CodIncFGTS, e rodar o processo “Conversor do Parametrizador dos Eventos de Férias” para vincular automaticamente as novas rubricas.

Depois disso, resta atualizar a competência (tag iniValid) das rubricas na Fila de Eventos S-1010 e retificar mês a mês, desde a competência 01/2026 até a competência anterior à atual: reabrir a folha, excluir o S-1210 e retificar os eventos S-1200, S-2299 e S-2399. Antes de qualquer virada em produção, os cálculos de INSS, FGTS e IRRF sobre férias devem ser testados em ambiente de homologação.

ATENÇÃO: o próprio TDN da TOTVS trata este processo como fase piloto, com previsão de publicação para todos os clientes em 19/06/2026. Vale confirmar com a Adere qual patch ou versão do RM já contempla essas telas antes de iniciar a parametrização.

O fim da DIRF e o novo modelo de prestação de informações de IRRF

A Receita Federal extinguiu a DIRF. A última declaração entregue foi referente ao ano-calendário de 2024, transmitida em fevereiro de 2025, e não existe mais “DIRF 2026”: o ciclo se encerrou de vez. As informações de imposto de renda retido passaram a ser consolidadas mensalmente, com os eventos S-1200, S-1202, S-1207, S-2299 e S-2399 carregando os dados de remuneração e retenção. O evento S-1210 concentra as informações complementares de IRRF, como dependentes, pensão alimentícia e deduções, e o S-2501 declara tributos apurados em processos trabalhistas.

Essa mudança aumenta a criticidade da parametrização de rubricas de férias. Um erro de natureza ou incidência não é mais absorvido por uma declaração anual de ajuste: ele reflete diretamente, mês a mês, no informe de rendimentos do trabalhador e no cruzamento eletrônico da Receita Federal, podendo levar o próprio empregado à malha fina.

Programa Crédito do Trabalhador: integração via API

O Crédito do Trabalhador é o programa federal de consignado para empregados com carteira assinada, com desconto direto em folha. É regulado pela Lei 15.179/2025 e funciona pela integração entre Portal Emprega Brasil, eSocial e FGTS Digital, com apoio do Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET).

Segundo o Manual de Orientação do Empregador (versão 2.1, 26/06/2026), cabe ao empregador consultar as informações dos contratos averbados, escriturar corretamente os valores no eSocial, gerar e pagar as guias dentro dos prazos legais e observar as regras específicas conforme o tipo de empregador.

Mudanças recentes relevantes (2026)

Desde 23/06/2026, o trabalhador pode oferecer garantias via CTPS Digital e canais bancários, o que permite usar até 35% das verbas rescisórias, até 10% do saldo do FGTS e até 100% da multa rescisória do FGTS como garantia.

Uma nova Portaria, também em vigor desde 26/06/2026, trouxe um fluxo obrigatório de três etapas antes de qualquer rescisão: consultar as garantias autorizadas pelo trabalhador no Portal Emprega Brasil, integrar essas informações ao sistema de folha para gerar corretamente os descontos e transmitir ao eSocial, e recolher via FGTS Digital.

A integração via API/Middleware, que substitui a importação manual de arquivo do Portal Emprega Brasil, já está disponível no TOTVS RM/Protheus. Ela automatiza a busca de empréstimos e reduz o risco de erro humano, algo especialmente relevante depois das falhas técnicas já registradas pela Dataprev na publicação de arquivos, como o reprocessamento da competência 02/2026.

Risco operacional: uma informação incorreta na folha impacta diretamente o lançamento no eSocial e, na sequência, o recolhimento das parcelas às instituições financeiras, com possível responsabilização do empregador perante o trabalhador e o agente financeiro.

Punições e riscos em caso de não conformidade

O eSocial unificou o envio das informações, mas não unificou as penalidades. Um único erro pode gerar autuação simultânea pela Receita Federal, pela Previdência e pelo Ministério do Trabalho. Os principais riscos identificados em fontes oficiais e especializadas estão resumidos a seguir:

Situação	Penalidade
Atraso na entrega da EFD-Reinf	Multa de 2% ao mês sobre os tributos informados (mesmo já quitados), limitada a 20%
Informações incorretas/omissas na EFD-Reinf	Até 3% do valor das transações declaradas incorretamente, sem limite máximo, além de R$ 20,00 a cada 10 grupos de dados incorretos (mínimo R$ 500,00)
Não entrega/atraso — pessoa jurídica em geral	R$ 1.500,00 por mês; R$ 500,00 por mês para optantes do Simples Nacional
Dados previdenciários incorretos ou omitidos no eSocial	De R$ 636,17 a R$ 63.617,35, conforme gravidade e porte do empregador
Falhas em registros trabalhistas (admissão, remuneração, alterações contratuais)	R$ 402,53 por empregado, podendo dobrar se identificado primeiro pela fiscalização
Divergências entre eSocial, EFD-Reinf e MIT/DCTFWeb	Bloqueio de emissão de CND, MAED de R$ 200 a R$ 500, multa de 2% ao mês (limitada a 20%) e intimações com prazos curtos

Além do risco financeiro direto, há um risco reputacional e operacional relevante: erros de parametrização de férias em 2026 já contaminam, mês a mês, o informe de rendimentos do trabalhador, podendo gerar reclamações trabalhistas, questionamentos sindicais e desgaste na relação com colaboradores.

Prazos que a empresa não pode perder

• 19/06/2026: previsão de disponibilização geral, fim da fase piloto, da adequação de rubricas de férias no TOTVS RM, segundo o TDN.
• 01/01/2026: marco de obrigatoriedade das novas naturezas de rubrica (1015, 1016, 1017) para competências a partir dessa data. Quem ainda não ajustou precisa retificar mês a mês desde então.
• Todo mês: transmissão da EFD-Reinf até o dia 15 do mês subsequente, antecipada se cair em fim de semana ou feriado.
• Todo mês: DCTFWeb, com cruzamento automático entre eSocial, EFD-Reinf e MIT.
• A partir de 23/06/2026: consulta de garantias no Portal Emprega Brasil passa a ser obrigatória antes de qualquer rescisão com empréstimo consignado ativo.

O que a empresa precisa ajustar, na prática

Do ponto de vista de sistema, é preciso atualizar o ambiente TOTVS RM (via RM.Atualizador) para a versão que traz a nova aba eSocial no cadastro de eventos e conceder as permissões de perfil correspondentes (processos 09.03.02.11 e 09.05.16) aos usuários responsáveis pela folha. Em seguida, criar ou revisar os eventos e verbas conforme o De-Para indicado pela TOTVS, cobrindo Antecipação de Férias e Envelope de Pagamento (Provento e Desconto), e rodar o Conversor do Parametrizador dos Eventos de Férias para vincular as rubricas automaticamente.

Do ponto de vista fiscal, resta atualizar a competência dos eventos S-1010 na Fila de Eventos e retificar as competências retroativas, de 01/2026 até o mês anterior ao atual, para as folhas já fechadas sob a regra antiga. Antes de qualquer virada em produção, vale testar tudo em homologação, conferindo os cálculos de INSS, FGTS e IRRF sobre férias.

Para o Crédito do Trabalhador, a empresa deve configurar e validar a integração via API (TAF ou Middleware), habilitando o job correspondente e testando a sincronização com o Portal Emprega Brasil, além de revisar o fluxo de rescisão para incluir a consulta obrigatória de garantias antes do cálculo da verba rescisória.

Como a Adere apoia sua empresa nesse processo

A Adere Gestão de Negócios atua como especialista em TOTVS RM e acompanha o cliente em toda a transição: análise das parametrizações atuais e identificação de pontos de atenção, configuração das novas funcionalidades e eventos necessários (rubricas, De-Para, integrações via API/Middleware), revisão dos eventos, rubricas e incidências já existentes na base, testes completos em homologação antes da virada em produção, suporte durante a implantação e nos primeiros fechamentos de folha sob a nova regra, e orientação técnica para o uso correto dos novos recursos.

Com o fim da fase piloto previsto para 19/06/2026 e a necessidade de retificação retroativa desde 01/2026, o ideal é não deixar para a última hora. Um diagnóstico antecipado evita acúmulo de retificações, reduz a exposição a multas e garante mais tranquilidade no fechamento da folha e na conformidade com o Crédito do Trabalhador.