Contratos espalhados em pastas, procedimentos desatualizados, documentos enviados por e-mail e arquivos com nomes como “final”, “final 2” e “final agora vai”. Esse cenário ainda é comum em empresas que cresceram sem estruturar adequadamente sua gestão documental.

O TOTVS® Fluig ajuda a substituir esse modelo descentralizado por um ambiente no qual os documentos podem ser armazenados, classificados, versionados, aprovados e acessados de acordo com regras previamente definidas.

Na prática, usar o Fluig para gestão de documentos significa centralizar os arquivos da empresa em um repositório controlado e conectar cada documento ao seu ciclo de criação, aprovação, publicação, revisão e expiração.

A plataforma reúne recursos de ECM — Enterprise Content Management — que permitem compartilhar, controlar e acessar documentos, além de integrar essa gestão aos processos, formulários, portais e sistemas utilizados pela organização.

O que é a gestão de documentos no Fluig?

A gestão de documentos no Fluig é realizada principalmente por meio do módulo ECM, responsável por organizar e controlar o conteúdo corporativo.

Diferentemente de uma pasta compartilhada convencional, na qual os arquivos são apenas armazenados, o ECM acrescenta regras e informações ao redor de cada documento. Entre os recursos disponíveis estão:

• Organização por pastas e taxonomias;
• Controle de versões e revisões;
• Aprovação antes da publicação;
• Permissões de acesso por usuário, grupo ou papel;
• Definição de validade e expiração;
• Histórico de aprovação e atualização;
• Marca d’água e cópia controlada;
• Lista mestra de documentos;
• Busca e indexação de conteúdo;
• Integração com workflows e outros sistemas.

A documentação oficial também destaca recursos como visualização de arquivos, notificações de vencimento, recuperação de versões anteriores e acesso pelo aplicativo My Fluig.

Assim, o Fluig pode funcionar como uma fonte central de informação para políticas, contratos, procedimentos, manuais, instruções de trabalho, documentos de qualidade, arquivos de projetos e outros conteúdos importantes para a operação.

Qual é a diferença entre armazenar e gerenciar documentos?

Armazenar um documento significa saber em qual pasta ele está.

Gerenciar um documento significa também saber:

• Quem pode consultá-lo;
• Quem pode alterá-lo;
• Qual é a versão válida;
• Quem aprovou sua publicação;
• Quando ele precisa ser revisado;
• Quais versões anteriores existiram;
• Em quais processos ele é utilizado;
• Quem visualizou ou imprimiu o conteúdo;
• O que deve acontecer quando sua validade terminar.

Essa diferença é importante porque muitos problemas documentais não são causados pela ausência do arquivo, mas pela falta de controle sobre ele.

Uma empresa pode ter todos os seus procedimentos armazenados e, mesmo assim, permitir que colaboradores consultem instruções obsoletas. Da mesma forma, pode possuir todos os contratos digitalizados, mas não perceber que um deles está próximo do vencimento.

É justamente nesse ponto que o Fluig deixa de ser apenas um repositório de arquivos e passa a apoiar a governança da informação.

Como usar o Fluig para gestão de documentos?

A implantação deve começar antes da publicação dos primeiros arquivos. Para que a gestão documental funcione, é necessário definir uma estrutura coerente com os processos e as responsabilidades da empresa.

1. Mapeie os documentos da organização

O primeiro passo é identificar quais documentos precisam ser controlados.

Esse levantamento pode ser feito por área, processo ou categoria. Alguns exemplos são:

Recursos Humanos

• Políticas internas;
• Manuais do colaborador;
• Modelos de documentos;
• Procedimentos de admissão;
• Termos e comunicados.

Financeiro e controladoria

• Políticas de pagamento;
• Documentos de auditoria;
• Relatórios;
• Comprovantes;
• Normas de aprovação.

Compras

• Cotações;
• Propostas de fornecedores;
• Contratos;
• Pedidos;
• Documentos de homologação.

Jurídico

• Contratos;
• Procurações;
• Atas;
• Pareceres;
• Termos de confidencialidade.

Qualidade

• Procedimentos operacionais;
• Instruções de trabalho;
• Formulários;
• Políticas;
• Registros de revisão.

O objetivo não deve ser simplesmente transferir todas as pastas existentes para o Fluig. Antes da migração, é recomendável eliminar duplicidades, identificar documentos obsoletos e definir quais conteúdos realmente precisam ser mantidos.

2. Defina uma taxonomia documental

A taxonomia determina como os documentos serão classificados e encontrados.

Uma estrutura baseada apenas no nome dos departamentos pode funcionar inicialmente, mas tende a se tornar limitada à medida que o volume de arquivos aumenta. Dependendo da operação, os documentos também podem ser classificados por:

• Unidade;
• Processo;
• Tipo documental;
• Cliente;
• Projeto;
• Produto;
• Ano;
• Nível de confidencialidade;
• Situação;
• Prazo de validade.

O Fluig permite criar uma estrutura hierárquica de pastas e organizar o arquivamento conforme a realidade do negócio. A própria TOTVS destaca a taxonomia como uma forma de tornar o arquivamento mais lógico e reduzir o risco de documentos serem publicados no local errado.

Uma boa taxonomia deve permitir que um colaborador encontre o conteúdo mesmo sem saber exatamente quem o publicou.

3. Crie pastas com regras herdáveis

No Fluig, os documentos publicados podem herdar características da pasta em que estão armazenados, incluindo propriedades, segurança e critérios de aprovação.

Isso permite, por exemplo, criar uma pasta chamada “Políticas corporativas” na qual todo novo documento:

• Tenha um grupo específico de aprovadores;
• Seja visível para todos os colaboradores;
• Exija revisão periódica;
• Siga um padrão de publicação;
• Passe por aprovação antes de ser disponibilizado.

Ao carregar um arquivo em uma pasta configurada, o documento pode herdar automaticamente essas definições. Esse comportamento reduz configurações manuais e ajuda a manter um padrão entre arquivos da mesma categoria.

A estrutura deve ser desenhada com cuidado. Um excesso de pastas dificulta a navegação, enquanto uma estrutura superficial demais pode concentrar centenas de documentos no mesmo local.

4. Padronize títulos, descrições e metadados

O nome do arquivo não deve ser a única informação usada para identificá-lo.

É recomendável estabelecer um padrão contendo elementos como:

• Título do documento;
• Código interno;
• Tipo documental;
• Área responsável;
• Autor;
• Unidade;
• Data de publicação;
• Data de validade;
• Classificação de confidencialidade;
• Palavras-chave;
• Descrição da versão.

Por exemplo, em vez de publicar um arquivo chamado:

procedimento_novo_final.pdf

A empresa pode utilizar:

POP-FIN-004 — Procedimento para aprovação de pagamentos

Essa padronização melhora a busca, a leitura da lista mestra e a rastreabilidade das alterações.

5. Configure permissões de acesso

Uma das premissas da Gestão de Documentos é que nem todo documento deve estar disponível para todos os usuários.

O Fluig permite controlar o acesso aos recursos da plataforma e definir permissões para usuários, grupos e papéis. Dependendo da configuração, as permissões podem envolver ações como visualizar, modificar ou remover conteúdos. As regras também são refletidas no aplicativo My Fluig.

Um modelo de permissões pode considerar:

• Colaboradores com acesso apenas para leitura;
• Responsáveis autorizados a publicar;
• Gestores autorizados a aprovar;
• Administradores com controle da estrutura;
• Grupos específicos para documentos confidenciais;
• Acesso temporário para projetos ou fornecedores.

Sempre que possível, o acesso deve ser concedido por grupos e papéis, e não individualmente. Isso facilita a administração quando colaboradores mudam de função ou deixam a empresa.

Também é importante aplicar o princípio do menor privilégio: cada usuário deve ter apenas os acessos necessários para executar suas atividades.

O Fluig oferece controles que podem apoiar as políticas de segurança e privacidade da empresa, mas a ferramenta, isoladamente, não garante conformidade com a LGPD. A conformidade depende de fatores como finalidade do tratamento, critérios de retenção, configuração de acessos, políticas internas e atuação dos responsáveis pela informação.

6. Crie fluxos de aprovação documental

Determinados documentos não devem ser publicados imediatamente após o upload.

Políticas, contratos, procedimentos e instruções de trabalho podem precisar da aprovação de gestores, responsáveis técnicos, jurídico, qualidade ou diretoria.

No Fluig, os critérios de aprovação podem ser definidos na pasta ou diretamente no documento. Quando a aprovação é configurada na pasta, os conteúdos publicados nela passam pelo fluxo estabelecido, salvo configurações específicas em subpastas. Também é possível criar diferentes níveis de aprovação.

Um procedimento interno, por exemplo, pode seguir este fluxo:

1. O analista cria ou atualiza o documento;
2. O gestor da área revisa o conteúdo;
3. A área de qualidade verifica a padronização;
4. O diretor responsável realiza a aprovação final;
5. O documento é liberado para consulta.

Além de reduzir publicações indevidas, esse modelo cria um histórico de quem participou da aprovação.

Nos casos em que for necessária uma assinatura eletrônica ou digital, a solução deve ser configurada de acordo com o tipo de assinatura e a validade jurídica necessária. A documentação atual da TOTVS recomenda a utilização do TAE — TOTVS Assinatura Eletrônica — e informa que a antiga oferta baseada em Certisign é um recurso legado.

7. Utilize o controle de versões e revisões

Um dos principais riscos das pastas compartilhadas é a existência de várias cópias do mesmo documento.

Com o controle de versões, as alterações podem ser mantidas no histórico do próprio documento, evitando a criação de arquivos separados como:

• Contrato final;
• Contrato final revisado;
• Contrato final aprovado;
• Contrato final aprovado 2.

O versionamento permite identificar qual conteúdo está em vigor e consultar versões anteriores quando necessário. Esse recurso é especialmente relevante para documentos técnicos, procedimentos, políticas e projetos que passam por alterações frequentes.

Para que esse controle seja efetivo, a empresa deve definir quando uma alteração representa uma nova revisão e quando representa uma nova versão.

Uma correção ortográfica, por exemplo, pode seguir uma regra diferente de uma mudança que altera responsabilidades, prazos ou etapas de um processo.

8. Configure validade e expiração

Contratos, certificados, procurações, licenças, normas e procedimentos podem possuir prazo de validade.

O Fluig permite informar quando um documento passa a ser válido, quando expira e com quantos dias de antecedência a notificação de vencimento deve ser emitida. Para que as notificações funcionem corretamente, o recurso precisa estar configurado no ambiente.

Um contrato com vencimento em 30 de setembro, por exemplo, pode gerar um alerta 60 dias antes para que o responsável avalie sua renovação.

O controle de expiração reduz a dependência da memória dos colaboradores e de planilhas paralelas, mas exige a definição de um responsável por cada tipo de documento. Um alerta sem uma pessoa encarregada de agir apenas transfere o problema para outra tela.

9. Use a lista mestra e a cópia controlada

A lista mestra reúne informações sobre os documentos de uma pasta, como título, revisão, autor, publicador e status de aprovação.

Esse recurso pode ser útil em operações que precisam demonstrar controle documental, principalmente em áreas de qualidade. A documentação do Fluig permite filtrar informações e, em versões atuais do recurso, exportar os dados da lista mestra para Excel.

Já a cópia controlada registra informações relacionadas à impressão do documento. Também podem ser utilizadas marcas d’água para indicar situações como:

• Documento confidencial;
• Cópia não controlada;
• Versão obsoleta;
• Uso interno;
• Documento em análise.

Esses controles são importantes quando os arquivos digitais precisam ser impressos e utilizados em ambientes operacionais.

10. Estruture a busca e a indexação

Uma gestão documental eficiente não depende apenas de uma boa estrutura de pastas.

Os usuários também precisam conseguir localizar rapidamente um documento por meio de termos relacionados ao título, conteúdo ou propriedades cadastradas.

O Fluig possui recursos de busca e indexação de documentos. A indexação precisa ser monitorada, pois problemas nesse processo podem fazer com que um arquivo publicado não seja encontrado corretamente. A própria TOTVS recomenda executar determinados procedimentos de reindexação fora do horário de expediente, já que eles podem causar lentidão no ambiente.

Por isso, a implantação deve prever:

• Padrão de nomenclatura;
• Palavras-chave coerentes;
• Metadados obrigatórios;
• Revisão da indexação;
• Testes com termos utilizados pelos colaboradores;
• Treinamento sobre os filtros de busca.

11. Integre documentos aos workflows

O maior potencial do Fluig aparece quando a gestão documental é integrada aos processos da empresa.

Em vez de armazenar um contrato isoladamente, por exemplo, é possível relacioná-lo a um workflow que controle:

1. Solicitação da contratação;
2. Validação do fornecedor;
3. Análise jurídica;
4. Aprovação financeira;
5. Assinatura;
6. Publicação do contrato;
7. Acompanhamento da vigência;
8. Renovação ou encerramento.

Nesse modelo, o documento deixa de ser apenas o resultado final e passa a fazer parte do processo.

O Fluig disponibiliza APIs e webservices que podem ser utilizados para criar integrações e consultar documentos, permissões e outras informações da plataforma.

Exemplos de gestão de documentos com o Fluig

Controle de contratos

O contrato pode ser publicado com acesso restrito, passar por aprovação jurídica e financeira, receber uma data de validade e gerar uma notificação antes do vencimento.

Gestão de procedimentos de qualidade

Os procedimentos podem seguir uma codificação padronizada, passar por aprovação, manter histórico de revisões e ser apresentados em uma lista mestra.

Políticas de Recursos Humanos

Políticas internas podem ser publicadas para grupos específicos, atualizadas de forma controlada e integradas a processos de ciência ou aceite.

Documentos de fornecedores

Certidões, certificados e documentos de homologação podem ser organizados por fornecedor, classificados por tipo e acompanhados de acordo com sua validade.

Projetos e documentos técnicos

Plantas, especificações, memoriais e instruções podem ser versionados, relacionados a outros documentos e liberados apenas para os participantes autorizados.

Fluig substitui completamente pastas de rede e serviços de armazenamento?

Não necessariamente.

Serviços de armazenamento podem continuar sendo adequados para arquivos de trabalho, conteúdos temporários e colaboração informal.

O Fluig tende a fazer mais sentido para documentos que precisam de:

• Controle de acesso;
• Aprovação;
• Versionamento;
• Validade;
• Rastreabilidade;
• Integração com processos;
• Responsáveis claramente definidos;
• Evidências de publicação e revisão.

A decisão não precisa ser “Fluig ou pastas compartilhadas”. A empresa pode estabelecer uma política definindo quais tipos de conteúdo devem obrigatoriamente ser gerenciados no Fluig e quais podem permanecer em outros ambientes.

Principais erros ao implantar a gestão de documentos no Fluig

Migrar arquivos sem revisar o conteúdo

Transferir pastas desorganizadas para o Fluig apenas muda o endereço do problema. A migração deve incluir limpeza, classificação e definição de responsáveis.

Criar pastas demais

Estruturas excessivamente profundas dificultam a localização dos documentos e aumentam a chance de publicação no local errado.

Conceder acesso individualmente

Permissões individuais se tornam difíceis de administrar. Grupos, papéis e responsabilidades organizacionais costumam ser mais escaláveis.

Não definir o proprietário do documento

Todo documento controlado deve ter uma área ou pessoa responsável por sua atualização, revisão e validade.

Criar aprovações desnecessárias

Adicionar muitos aprovadores pode deixar o processo lento sem aumentar efetivamente o controle. Cada etapa deve existir por um motivo claro.

Ignorar a experiência do usuário

Uma estrutura tecnicamente correta pode fracassar quando os colaboradores não entendem onde publicar, como buscar ou qual versão utilizar.

Não revisar a governança depois da implantação

Áreas, funções e processos mudam. A taxonomia, as permissões e os workflows também precisam ser revisados periodicamente.

Como implantar a gestão de documentos no Fluig

Uma implantação consistente pode ser organizada nas seguintes etapas:

1. Diagnóstico do cenário atual;
2. Inventário dos documentos;
3. Definição da taxonomia;
4. Classificação por criticidade e confidencialidade;
5. Desenho das permissões;
6. Definição de aprovadores e responsáveis;
7. Configuração de validade e versionamento;
8. Desenvolvimento dos workflows;
9. Integração com ERP e outros sistemas;
10. Migração controlada;
11. Testes com usuários;
12. Treinamento e acompanhamento;
13. Revisão contínua dos indicadores e regras.

Para projetos mais complexos, é recomendável realizar primeiro um piloto com uma área ou processo. A empresa pode começar, por exemplo, pelo controle de contratos ou pelos documentos da qualidade, validar o modelo e depois expandi-lo.

Perguntas frequentes sobre gestão de documentos no Fluig

O Fluig é um sistema de GED?

Sim. O Fluig possui recursos de gestão eletrônica de documentos por meio de seu componente ECM. Ele permite armazenar, organizar, versionar, aprovar e controlar o acesso aos documentos.

É possível controlar versões de documentos no Fluig?

Sim. O Fluig mantém versões e revisões, permitindo consultar o histórico e identificar qual conteúdo está atualmente publicado.

O Fluig avisa quando um documento está vencendo?

Sim, desde que a validade, o período de antecedência e as tarefas de notificação estejam corretamente configurados no ambiente.

É possível restringir documentos por usuário ou departamento?

Sim. As permissões podem ser configuradas para usuários, grupos e papéis, de acordo com a estrutura de acesso definida pela empresa.

Um documento pode passar por mais de uma aprovação?

Sim. É possível estabelecer níveis de aprovação e definir os responsáveis de cada etapa.

O Fluig pode ser integrado ao Protheus e ao RM?

Sim. A plataforma pode ser integrada a ERPs e outros sistemas por meio de APIs, webservices e desenvolvimentos específicos. O escopo da integração depende do processo e das informações que precisam ser movimentadas.

É possível acessar os documentos pelo celular?

Sim. Os documentos podem ser acessados pelo aplicativo My Fluig, respeitando as permissões configuradas na plataforma.

O Fluig garante conformidade com a LGPD?

Não de forma automática. Ele fornece recursos que podem apoiar controle de acesso, rastreabilidade e governança, mas a conformidade depende de processos, políticas, configurações e decisões jurídicas da organização.

Transforme documentos em processos controlados

A gestão documental não deve ser tratada apenas como um projeto de digitalização.

Centralizar arquivos é importante, mas o verdadeiro ganho acontece quando a empresa também controla quem cria, quem aprova, qual versão deve ser utilizada, quando o conteúdo precisa ser revisto e como ele se relaciona aos demais processos.

Com uma implantação adequada, o Fluig pode transformar documentos dispersos em informações organizadas, rastreáveis e conectadas à operação.

O Grupo Adere possui especialistas em TOTVS® Fluig, Protheus e RM para mapear o cenário da sua empresa, estruturar a gestão documental, desenvolver workflows e realizar integrações entre sistemas.

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